内部監査の実践（その35）

「４Ｍ変更管理標準KPT105」を対象に品質管理課に対してナラティブ内部監査を行っています。

（被監査者）分かりました。第5条は４Ｍ変更の抽出についてですね。

（内部監査員）そうです。４M変更に関する抽出について、第5条の規定に沿って（適合して）行っているかを記録又はその他のエビデンスで説明願います。

【第5条　各部門は、担当製品（業務）について、自部門の変更の抽出を行う。

• ②　各部門は他部門の変更抽出に対して提案することができる。
• ③　各部門長（課長以上）は変更の程度、影響、重要性等を考慮して変更管理を適用する項目を選定する。】

（被監査者）はい、分かりました。まず変更管理の対象は第2条、3条で決めています。会社で行う受注、設計、調達、製造、検査、出荷（引渡し）の各段階の変更管理のすべてについて適用することになっています。
部門は営業課、設計課、技術課、購買課、製造課、品質管理課になります。

（内部監査員）それは大変ですね。いろいろな課が変更をするのではないでしょうか。

（被監査者）そうです。われわれ自身（品質管理課）も対象となる変更を事前に把握し問題を起こさないように管理できているのか心配しています。
しかし心配事は後にして、第5条に関しては営業課、設計課、技術課、購買課、製造課が規定通りに行ってくれることを期待するしかなく、我々は第6条に基づいた連絡が入ってからアクションを取ることになりますので、その活動について記録をもとに説明します。

【第6条　変更管理における内容検討は次のいずれか又は組合せによって行う。

1. 部門内容検討
• （1） 各部門は変更管理項目について自部門内で検討を行う。
• （2） 自部門で検討した結果は関係部門に対して通知する。
• （3） 変更通知書の情報を受けた部門は、自部門の業務に与える影響を把握しその対応につき「受取側記入欄」等にて指示する。また、必要に応じ自部門の変更管理項目として取りあげる。
• （4） 変更通知書の内容についてコメントがある場合は適宜担当部門にフィードバックする。
2. 依頼検討
• （1）他部門に対して協議依頼事項がある場合は、協議依頼先に依頼書を送付する。
• （2）依頼を受けた部門は依頼事項を検討し、その結果を記述して担当部門に回答する。
• （3）担当部門は回答内容により、必要あれば対策案等の見直しを行い関係部門に通知する。
3. 会議体検討
• （1）重要な変更管理項目について、各部門は関係部門の代表者を招集して会議体において検討できる。この場合既存の会議体を利用してもよい。
• （2）担当部門は検討結果を記録にまとめ関係部門に通知する。】

（内部監査員）分かりました。では第6条に適合していることの説明をお願いします。
（つづく）