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■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.286　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　文書の整理整頓－内部診断と内部監査27　＊＊＊
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少し寄り道をしましたが、また連載の内部診断に戻りたいと思い
ます。前回は図書の整理についてお話ししました。我々は小学校の
ころから整理整頓を言われてきましたが、なかなか身につかないよ
うです。今回は一番身近であろう文書（記録を含む）について考え
てみたいと思います。

■□■　文書の診断の１　■□■
どこの組織でも組織の文書についての悩みは多くあるのではない
かと思います。
今回の診断のポイントの１は、文書の管理についてどんな課題があ
るかの明確化です（整理整頓を含む）。
一般に文書管理で考えられる課題は次のとおりです。
　・文書作成と登録について
　・文書検索について
　・文書廃棄について
とくに、必要な時に必要な図書が見付けられないという悩みが多い
のではないかと思います。

■□■　文書の診断の２　■□■
診断のポイント２です。小企業ですと、文書を作成する基準が
決まっていないケースがあります。
しかし、中小企業、大企業では文書管理規定があるはずです。こ
の文書管理規定の内容が診断のポイント２になります。

今回のテーマは文書の整理整頓ですが、そもそも文書にまつわ
るライフサイクルはどのようになっているのでしょうか。一般的
に、文書のライフサイクルは次のようなものです。
　・作成　→　活用　→　保管　→　廃棄

作成しなければ活用も保管も廃棄もする必要はありません。
したがって、ライフサイクルのスタートである「作成」がどのよ
うな基準になっているのかは重要な視点です。

私が考える診断２のチェックポイントは次のようなことです。
・組織として作成しなければならない文書（記録）は明確になって
　いるか。それは現状に合っているか。
・作成、発行、保管部署は明確になっているか。それは現状に合っ
　ているか。
・文書の保管方法（基準）は明確になっているか。
・文書（記録）の廃棄基準は明確になっているか。

外部文書（受け取った文書）も文書管理基準の対象になって
いるか確認します。
廃棄基準について、廃棄の前の保存期間が決められているか確
認します。特に保管が要求される記録の保管期間は重要です。
重要な文書（記録）が永久保管の対象になっているかの確認も
しましょう。

■□■　文書の診断の３　■□■
「文書管理規定」はあっても、多くの人がその規定の内容を知
らない状況が多くの企業の現実ではないかと思います。
文書管理のルールをおろそかにすれば、コンプライアンス違反
やリコール、経営責任などを問われ、株主や顧客・消費者を含
めて、社会的信用を失うことにつながります。

文書管理診断の３のチェックポイントは次のようなことです。
１．保管場所の状態
　乱雑に保管されているか綺麗に保管されているかを確認する。
２．重要度分類
　次の分類がされているか確認する。
　一般に文書は、重要度、機密度、セキュリティレベルに応じ
　て以下のような３つに分類することができます。
　①極秘
　　漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある
　　情報。開発研究資料、契約書、法的文書など。
　②秘
　　社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ
　　情報。個人情報など。
　③社外秘
　　社外に公開することで不利益を被る可能性のある情報。顧客
　　リスト、営業企画書など。

３．検索容易性
　担当者以外の人でも文書が探せるようにするには、文書を分類し
　ておくことが必要です、例えば、次のようなキーワードで分類します。