—————————————————————
■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.288 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
＊＊＊ 個人の行う活動_内部診断と内部監査29 ＊＊＊
—————————————————————
コロナ禍における内部診断のお話しをしています。今回は個人の行う
仕事に焦点を当てます。組織のパフォーマンスは個人のパフォーマン
スの集積と言えます。総ての個人のパフォーマンスが向上すれば組織
が受ける便益はとてつもなく大きなものになるでしょう。今回の内部
診断は個人活動に対するチェックポイントを考えたいと思います。
■□■ 個人の能力発揮 ■□■
「適材適所」と言う言葉があります。人は，自分の興味の持てる仕事に
就くと最大の能力を発揮すると言われています。
ISO9000でも箇条2.3.3「人々の積極的参加」を品質マネジメントの7原
則の一つに位置付けしています。
以下は「人々の積極的参加」からの抜粋です。
組織を効果的かつ効率的にマネジメントするためには，組織の全ての階
層の全ての人々を尊重し，それらの人々の参加を促すことが重要である。
貢献を認め，権限を与え，力量を向上させることによって，組織の品質
目標達成への人々の積極的な参加が促進される。
■□■ 適材適所の効果 ■□■
ISO9000では、適材適所の効果を次のように説明しています。
－ 組織の品質目標に対する組織の人々の理解の向上，及びそれ
を達成するための意欲の向上
－ 改善活動における人々の参画の増大
－ 個人の成長，主導性及び創造性の強化
－ 人々の満足の増大
－ 組織全体における信頼及び協力の増大
－ 組織全体における共通の価値基準及び文化に対する注目の高さ
■□■ 内部診断視点の１ ■□■
人々に対して取り得る行動は、次に書かれたようなものであると幾つか
の提案をしています。個人を対象に次のような行動を組織が取っている
か、内部診断で確認してみましょう。
－ 各人の貢献の重要性の理解を促進するために，人々とコミュニケー
ションを行う。
－ 組織全体で協力を促進する。
－ オープンな議論，並びに知識及び経験の共有を促す。
－ 人々が，パフォーマンスに関わる制約条件を明確にし，恐れることなく
率先して行動できるよう，権限を与える。
－ 人々の貢献，学習及び向上を認め，褒める。
－ 個人の目標に対するパフォーマンスの自己評価を可能にする。
－ 人々の満足を評価し，その結果を伝達し，適切な処置をとる。
■□■ 内部診断視点の２ ■□■
良い製品・サービスを提供するためには，なんと言っても製品・サービス
に固有の技術が必要です。でもそれだけではダメで，固有技術を生かすマ
ネジメントが重要です。マネジメントの一つに個人の仕事の手順（書）の
管理があります。
手順（書）は最新のものになっていなければなりませんし、全員が決めら
れたことを守らなければなりません。そのためには、実際の仕事のやり方
を第一線の担当者から聴取し、その標準化を図っていくことが大切です。
組織の規模が大きい場合には、手順（書）の数は膨大なものになります。
しかも、担当者は複数の業務を行っているのが普通です。手順（書）の目
的は、これらの複数の業務を安定して行うことであり、手順（書）どおり
仕事を行えば狙い通りの結果が得られるようにしておくことです。
■□■ 手順（書）のチェックポイント ■□■
手順（書）に関しては、次のようなチェックポイントがあります。
1)手順の対象となる業務は無数といっていい程あるので、結果として
製品（及びサービス）品質に影響を与えるものに絞ると同時に、
影響の大きなものを見落とさないようにしなければならない。
2)各々の担当者が他者との関係においてどのような役割、機能を果た
しているのか、あるいは果たすべきかを明確にする。この場合、
担当者が何を使って、何を行っているか、他者に対して何を提供
しているかという点に着目する。
3)担当者の活動をできるだけ細かく分割した上で、各々のインプット、
アウトプット、活動内容、責任者などを定義する。
4)インプットやアウトプットの内の重要なものについては、法規、
規格、計測等について規定したり、適切な記録が残るようにする。
5)異なった活動で類似な活動内容は、可能なかぎり統一を図り標準
書等に明文化する。
6)活動が予定通りの結果になっているかどうかを判定するための管
理項目を決める。これらの管理項目は活動ごとに整理し管理項目
一覧表として整理しておく。
7)もの作り（製造、建設など）においては、手順書作成（日常管理）
の目的が活動の異常を検出にあり、その原因を取り除くことにあ
るので、「管理水準」も管理一覧に含むとよい。管理水準は一般
に次の２つからなる。
a) 中心値：取るべき値の平均値。
b) 管理限界：取るべき値の限界値。大きい方を上側管理限界、
小さい方を下側管理限界という。
8)検出した異常については、その原因を追求する必要があるが、
活動において通常と異なっていたのは何かを調べることが重要で
ある。したがって、原因調査を容易にするような情報を有効に記
録として残る仕組みになっていることがよい。