—————————————————————
■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.287　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　文書の整理整頓_内部診断と内部監査28　＊＊＊
—————————————————————
内部診断における文書の整理整頓の2回目です。前回は一般的な
文書管理についてお話ししましたが、今回はPCに保管されている
電子文書の内部診断についてです。
ISOマネジメントシステムの審査が始まった当初、1995年当時か
ら20年くらいは、文書審査で確認するものは紙に印刷された文書、
それもファイルに綴じられ背表紙に文書名が記されているものでした。
現在はほとんどの企業が文書をPC、それも大容量でかつ従業員が
誰でもアクセスできるサーバーに保管するようになりました。
したがって、審査においては文書ファイルを見るのではなく、サー
バーの画面を見ることが多くなりました。

■□■　サーバー内の文書のラベル名　■□■
文書はサーバーにフォルダおよびフォルダ内のファイルに保管
されています。
フォルダは更に同一のグループ単位でまとめられているのが通
常です。フォルダには収納されているファイルを代表する名前
（ラベル）が付いていますが、このフォルダに付けられている
ラベルが診断のチェックポイント１です。

チェックポイント１
　・ラベル名は適切か
　・ラベル名どおりに保管されているか

■□■　サーバー内の文書の保管期間　■□■
文書の保管期間は文書管理規定で決められたとおりになっている
でしょうか。文書には標準書類と記録類の2種類があります。
1つの文書が標準書と記録の2種類を兼ねている場合もあります。
例えば、外部文書などはそうです。業務の標準になったり、実行し
たことの記録になったりします。

通常、標準書の保管期間は永久です。通常と言ったのは、組織体制
が大きく変更になったり、吸収合併、製品・サービス中止などが起
きますと永久でなくなります。永久でなくなった文書を「保存」
（保管とは違うことに注意）するかどうかは組織の決定です。
また、記録も同様で、通常は保管期間は有期ですが、中には永久保
存というのもあります。記録には法律で保管期間が決まっているも
のもありますので留意しなければなりません。

内部診断のチェックポイント２は保管期間です。
・保管期間は規定通りになっているか。
・保存フォルダは現在使用している使用フォルダと明確に区分さ
れているか。

■□■　サーバー内の文書保存　■□■
保管と保存は違います。保管は現在使用している文書への対応です
が、使用されなくなったものを管理する場合は保存という言葉を使
います。上述した永久保管でなくなった文書などはここで言う保存
対象になります。
例えば、記録が保管期間を過ぎたが念のため取っておきたい場合は
保存期間を決めて廃却しないことが行われます。開発部、技術部な
どが作成した「技術資料」なども、アーカイブと称して保存してい
るケースがあります。

サーバーは文書ロッカーと違って場所を取りませんので、メモリ容
量の大きくなった現在では無限に近いような保存が可能ですが、保
存にもコストが掛かることには留意しなければなりません。
保管と保存の概念の違いは、文書（記録を含む）を「いつまで使う
のか」と「いつまで取っておくのか」の違いです。

内部診断のチェックポイント３は保存に関しての項目です。
・保管期間の過ぎたものは廃棄されているか、または保存フォル
ダに移動してあるか。
・保存している文書の一覧リストはあるか。

—————————————————————
■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.286　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　文書の整理整頓－内部診断と内部監査27　＊＊＊
—————————————————————
少し寄り道をしましたが、また連載の内部診断に戻りたいと思い
ます。前回は図書の整理についてお話ししました。我々は小学校の
ころから整理整頓を言われてきましたが、なかなか身につかないよ
うです。今回は一番身近であろう文書（記録を含む）について考え
てみたいと思います。

■□■　文書の診断の１　■□■
どこの組織でも組織の文書についての悩みは多くあるのではない
かと思います。
今回の診断のポイントの１は、文書の管理についてどんな課題があ
るかの明確化です（整理整頓を含む）。
一般に文書管理で考えられる課題は次のとおりです。
　・文書作成と登録について
　・文書検索について
　・文書廃棄について
とくに、必要な時に必要な図書が見付けられないという悩みが多い
のではないかと思います。

■□■　文書の診断の２　■□■
診断のポイント２です。小企業ですと、文書を作成する基準が
決まっていないケースがあります。
しかし、中小企業、大企業では文書管理規定があるはずです。こ
の文書管理規定の内容が診断のポイント２になります。

今回のテーマは文書の整理整頓ですが、そもそも文書にまつわ
るライフサイクルはどのようになっているのでしょうか。一般的
に、文書のライフサイクルは次のようなものです。
　・作成　→　活用　→　保管　→　廃棄

作成しなければ活用も保管も廃棄もする必要はありません。
したがって、ライフサイクルのスタートである「作成」がどのよ
うな基準になっているのかは重要な視点です。

私が考える診断２のチェックポイントは次のようなことです。
・組織として作成しなければならない文書（記録）は明確になって
　いるか。それは現状に合っているか。
・作成、発行、保管部署は明確になっているか。それは現状に合っ
　ているか。
・文書の保管方法（基準）は明確になっているか。
・文書（記録）の廃棄基準は明確になっているか。

外部文書（受け取った文書）も文書管理基準の対象になって
いるか確認します。
廃棄基準について、廃棄の前の保存期間が決められているか確
認します。特に保管が要求される記録の保管期間は重要です。
重要な文書（記録）が永久保管の対象になっているかの確認も
しましょう。

■□■　文書の診断の３　■□■
「文書管理規定」はあっても、多くの人がその規定の内容を知
らない状況が多くの企業の現実ではないかと思います。
文書管理のルールをおろそかにすれば、コンプライアンス違反
やリコール、経営責任などを問われ、株主や顧客・消費者を含
めて、社会的信用を失うことにつながります。

文書管理診断の３のチェックポイントは次のようなことです。
１．保管場所の状態
　乱雑に保管されているか綺麗に保管されているかを確認する。
２．重要度分類
　次の分類がされているか確認する。
　一般に文書は、重要度、機密度、セキュリティレベルに応じ
　て以下のような３つに分類することができます。
　①極秘
　　漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある
　　情報。開発研究資料、契約書、法的文書など。
　②秘
　　社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ
　　情報。個人情報など。
　③社外秘
　　社外に公開することで不利益を被る可能性のある情報。顧客
　　リスト、営業企画書など。

３．検索容易性
　担当者以外の人でも文書が探せるようにするには、文書を分類し
　ておくことが必要です、例えば、次のようなキーワードで分類します。

—————————————————————
■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.285　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　ISO9001ユーザサーベイ　＊＊＊
—————————————————————
コロナが終焉した後、どんな世界が待っているのかは誰にも分か
りません。ただ、今までとは非連続な時代が来るということは
確実だと思います。
ところで、ISO9001ユーザサーベイが世界的に2020年12月末
までの期限で行われています。
日本規格協会のホームページから誰でも意見を寄せることがで
きます。

https://www.surveymonkey.com/r/ISO9001_User_Survey_2020?lang=ja

■□■　ユーザサーベイとは　■□■
ISO規格は原則5年に一度見直すことになっています。原則と
言ったのは、実際は7，8年、場合によっては10年になる場合
が少なくないからです。
ISO9001は2015年に改正されましたから、2020年の今年は原
則5年目です。したがって、既に原則から言って賞味期限？は
切れていることになります。
そこでということでしょうか、ISO中央事務局から世界のユーザ
に向けてISO9001規格を廃棄するか、継続して使用していくか、
もし継続するならばそのままでいいか、或いはどのような点を
規格に盛り込んでいくのかのアンケート調査が行われています。
このアンケート調査のことをユーザサーベイと呼んでいます。

■□■　ユーザサーベイの要点　■□■
ユーザサーベイは規格を使っているユーザの姿を把握したいと
いうことで、アンケートに答える人の属性（企業、業界、規模、
製品・サービスなど）をまず質問しています。
そして、規格を廃棄するか、継続するか、もし継続するなら
どのような要素を盛り込みたいのかを質問しています。
どのような要素を盛り込みたいのかはユーザサーベイ側が候補
を用意してあり、答える人は盛り込みたい程度を１－５の点数
で答える形式を取っています。
次の項目が今回のアンケートで盛り込みたいかどうか聞いてく
るものです。

■□■　ISO9001新規項目候補　■□■
新規項目と言いましたが、全く新規の項目からある程度は既に
採用されている項目まで、いろいろなレベルな項目が羅列され
ていますので、答えるためには項目の吟味が必要です。
この項目の質問は、ユーザサーベイ用紙のN0.18にあります。
【No.18】ISO 9001の次期改訂で次の概念を強化することは、
　　　　　どの程度重要だと思いますか？ （5=「非常に重要」、
　　　　　1=「まったく重要ではない」としてお答えください）
　・顧客体験
　・人的側面
　・変更マネジメント
　・様々な分野のマネジメントの統合（例えば、労働安全衛生、
　　環境、情報セキュリティなど）
　・新興技術（例：AR拡張現実、ブロックチェーン、クラウド
　　コンピューテイング、IoT、協働ロボット、AI、スマートプ
　　ロダクト、量子コンピュ―テイングなど）
　・倫理及びインテグリティ
　・組織文化
　・相互に有益な関係性のマネジメント
　・イノベーション（革新）
　・循環経済（サーキュラエコノミー）
　・アジリティ（機敏性）
　・人口構造の変化
　・情報の側面
　・気候変動
　・事業継続計画

上記の項目は非常に多岐にわたり、それぞれの項目がどんな内
容で、かつISO9001に盛り込む場合にどのような記述になる
のかはこのユーザサーベイではなんら説明されていません。
項目の理解のため、今後の「つなげるツボ」で機会を見つけて
説明をしていきたいと思います。

—————————————————————
■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.284　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　ちょっと寄り道を－世界の認証取得件数　＊＊＊
—————————————————————
コロナ後は、今までとは非連続な時代が来るであろうと、コロ
ナが終息するまでの期間（今はまだ終息するかさえも分からない）
は、将来に備えて組織の診断をしようと話をしてきましたが、
今回はちょっと寄り道をして今年発表されたISOマネジメント
システムの世界の認証取得件数について説明をします

■□■　世界のISO認証取得件数・増加率－2019　■□■
今回ISO中央事務局から発表された数字は2019年の実績について
です。
それによると主要なマネジメントシステム認証の世界での取得件数
は135万７千件で前年度比較3.8％の増加でした。
2018年からISOは発表する数を認証数と認証サイト数の2種類と
しました。以下の数字は認証数で説明します。
ただし、グラフでは従来との継続性確保の面から2者の平均値を
算出してデータ数としています。

■□■　ISO　9001認証取得件数－2019　■□■
次はISO9001の世界の認証取得数です。
世界で88万3千件と報告され、前年度比0.55％の増加です。かろう
じて増加となっていますが、下記グラフを見ればこの10年明らかに
変化の無い平衡状態となっています。
国別では相変わらず中国が一番です。

■□■　ISO14001認証取得件数－2019　■□■
次はISO14001の世界の認証取得数です。
世界で31万6千件と報告され、前年度比1.8％の増加です。下記
グラフから伸びは小さいですが増加傾向は続いています。
国別では相変わらず中国が一番です。

■□■　ISO/IEC 27001認証取得件数－2019　■□■
次はISO/IEC27001ですが、9001、14001と比較すると桁が違って
少なくなっています。
世界で3万6千件と報告され、前年度比14％の増加です。認証数
が少ないところにコロナが影響して通信業界には追い風となった
影響で情報セキュリティの増加率は大きいものになっています。
国別ではここでも中国が一番です。

—————————————————————
■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.283　■□■
―　つなげるツボ動画版はじめました　―
＊＊＊　図書の整理－内部診断と内部監査26　＊＊＊
—————————————————————
前回から小骨の診断についてお話しを始めました。小骨とは日常
の仕事である身近なプロセスを意味しています。最初は整理整頓
についてです。我々は小学校のころから整理整頓をするようにと
繰り返し言われてきましたが、なかなか身につかないようです。
組織内部には多くの整理整頓すべきものがありますが、それらが
期待されたとおりになっているかを内部で診断することについて
述べてみたいと思います。

■□■　整理整頓－図書　■□■
整理整頓すべきものには、頭の中、仕事、文書、記録、図書など
その対象は多岐にわたります。
頭の中はともかくとして、身の周りにある多くの物は整理整頓さ
れているのと、いないとでは仕事の効率が大きく変わります。
整理とは、まず必要であるものとそうでないものを区分すること
です。整頓は必要でないとされたものを捨てることです。
今回は整理整頓する対象を「図書」にして、それをどのように診
断するかを述べてみたいと思います。

■□■診断１　どこに保管されているか　■□■
図書を保管する部門の数は組織の規模により異なります。小規模
の組織ですと、会社の中に一か所、図書の保管場所があるのが普
通です。大きな組織になると、部門ごとに図書の保管場所がある
でしょう。図書の保管方法もオープンな棚、本棚、書架など色々
あると思います。

しかし、現実は随分異なるのではないでしょうか？図書は一か所
にまとめて保管されていないことが多くあります。個人、グルー
プなどに分散して保管されているケースが多いかもしれません。
一か所に保管されていても、ある使用者が持ち出してそのまま個
人保管にしているなど多く見られることです。そうなると、散逸
する危険性が多く必要な図書が必要な時に利用できません。
診断のポイント１は、図書の保管場所です。

■□■診断２ どんな図書が保管されているか ■□■
どんな図書が保管されているでしょうか。診断のポイント２は、
保管されている図書の内容の確認です。
次のような図書が保管されている可能性があります。
　・個人の図書
　・取引先からの贈呈図書（取引先の歴史・沿革など）
　・カタログ
　・展示会パンフ
　・広告宣伝資料など
ただでさえ狭い保管スペースを有効に活用するには、使用目的に
合った図書の保管に絞ることが大切です。

■□■診断３　図書の使用目的は　■□■
では保管されている図書の使用目的は何でしょうか。使用目的別
に保管図書を区分することは図書の探し出しを効果的にします。
できれば図書棚にインデックスを付けておくと良いと思います。
図書の使用目的は一般に次の区分によって決まってきます。
　・部門別
　　－営業
　　－設計
　　－技術
　　－調達
　　－製造
　・機能用
　　－法規
　　－品質
　　－環境
　　－安全
　　－人事
　　－福祉
　　－ＣＳＲ

■□■診断４　図書の保管方法は　■□■
診断のポイント４は保管方法についてです。

一般的に、図書を保管する場所及び方法には以下の例が考えられ
ます。
　1.決まった一か所に集中させて保管（診断1参照）
　2.数か所に分けて保管（同上）
　3.特別な例として、外部場所に保管

いずれの場所、方法を選択するにしても、診断で重要となるのは、
「保管管理」と「保管図書の把握」です。
保管図書基準を定め、基準に則って保管すると決めた図書の目録
を作成しておくと、たとえ保管場所が分散していても、図書が
「どこに、何が」保管されているか把握し、利用することができ
ます。