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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.92 ■□■
＊＊＊ 附属書ＳＬの理解 ＊＊＊
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■□■ 文書化した情報 ■□■
附属書SLの用語の定義「3.11 文書化した情報」は、
今回のキーワードの一つです。
新しい規格には、文書を作れ、記録を残せという要求はありません。
■□■ 文書化した情報の意図は ■□■
「文書化した情報」の意図は皆でルールを守り、
標準化するためには情報を消えないようにしておかなければならない
（消えない情報）、口頭で申し合わせることでは不完全であるという考えです。
そして記録に残して後日いろいろな証拠にすることも含め、
仕事に必要な時に、必要なところで、必要な情報が
見ることができるようにしておかなければならない、
という要求につながっています。
「文書化した情報」は、文書、見本、デザイン画、床に貼られたテープ、
壁に掲げられた写真、チャート等、消えないようにしてある情報全てが
文書化した情報（documented information）に該当します。
ISO/DIS9001「7.5.3 文書化した情報の管理」では、
上記のことを「文書化した情報が、必要なとき、必要なところで、
入手可能かつ利用に適した状態である」と要求しています。
■□■ マニュアルに関する要求がなくなった ■□■
附属書SLの要求事項には「○○マニュアルを作らなければならない」という記述、
「管理責任者を任命しなければならない」という記述はなくなりましたが、
その意図する機能が削除されたわけではありません。
規格が○○マニュアルの文書化を要求すると、
その意図を明確に理解せずに形だけを整える弊害が目立ってきたので、
敢えて要求しないことにしたといわれています。
現在、組織に品質マニュアルがある、あるいは管理責任者いる、
そしてそれらが規格の意図する通りに機能しているならば、
それらを無くすことはありません。
現状のまま、機能するように継続させていけばよいと思います。
以下は、品質マニュアルでこの1年間受けてきた主な質問とそれに対する回答です。
■□■ Ｑ＆Ａ ■□■
【Question】:
ISO9001は8章から10章に増えますが、マニュアルも更新しなければなりませんか？
また、現行のマニュアルの箇条のなかに、規格改正によって追加された内容を
盛り込めばいいのでしょうか？
【Answer】:
改正されるISO9001は、品質マニュアルを要求していません。
しかし、要求がなくなったからといって品質マニュアルを捨てるという
判断は組織のＱＭＳのためにならないと思います。
品質マニュアルを維持することで、規格の変更部分を知り、
差分がわかり、新しい規格を理解することにつながります。
品質マニュアルの対応について、次の4つのオプションが考えられるので、
参考までにご紹介します。
1.現状のマニュアルのままでよいとして、基本的には変えない。
ただし、新しい要求事項については記述を追加する。
2.新しい規格の構造に合わせて中身を変える。
3.組織が持っている事業説明書などにISO9001やISO14001の
要求事項を該当箇所に書き込む（事業マニュアル）。
4.会社の品質保証体系図、レイアウト図や組織図などに規定されている
ルールの一覧表を書き込む。
いずれにしても、現状のものを活かしつつ、移行期間の3年間の間に、
規格の要求事項が変わった個所について内容を最新化すればいいのでは
ないのでしょうか。
その際、ISO/DIS9001ではマニュアルの構造までを附属書SLに
統一することはないと明確に言っています。
■□■ 規格と同じ用語、構造を使う必要はない ■□■
A.1（ISO/DIS9001:2015 附属書）構造及び用語
この規格の箇条の構造及び一部の用語は，
他のマネジメントシステム規格との整合性を向上させるために，
JIS Q 9001:2008から変更している。
この構造及び用語の変更を，組織の品質マネジメントシステムの文書に
反映させる必要はない。
箇条の構造は，組織の方針，目標及びプロセスを文書化するための
モデルではなく，要求事項を首尾一貫した形で示すことを意図している。
組織の品質マネジメントシステムの文書の構造にこの規格の構造を
反映させるという要求事項はない。
以上