—————————————————–
■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.181 ■□■
＊＊＊ 品質不祥事に思う ― 文書化5 ＊＊＊
—————————————————–
決められたことをその通りに行うことは、意識的に背く気持ちがない限りは
そう難しいことではないと思いがちです。
しかし、そうではないことは、経験上多くの皆さんにもお分かりいただけると
思います。
素直に決められた通り行えばよいのではないかと思いますが、実は行うこと
一つひとつの総てが文書になっているわけではありません。
実施者は、いわゆる行間を読むという力量をもち、必要であれば自身で
判断をしなければなりません。
■□■「3.文書管理プロセスの監視、測定及び分析」■□■
ISO 9001:2015の9.1.1には、組織は次の事項を決定しなければならない、
として「a) 監視及び測定が必要な対象」を決めることを要求しています。
9.1.1の監視、測定の対象には、多くの組織は「プロセスと製品」を
上げられているのではないかと思います。
この監視及び測定の対象には、これらに加えて「文書管理」を検討すべきだ
と思います。
組織の多くはプロセス管理の要素の一つに文書管理も入れています
（だから、文書管理も対象に入っている？）ので、不要であると思う方も
いらっしゃるかもしれませんが、一歩踏み込んで9.1.1の監視、測定の対象に
文書管理そのものを入れるとよいと思います。
■□■ 文書管理の何を監視、測定をするのか ■□■
「文書管理」を監視及び測定するにして、そのポイントはどこにあるので
しょうか？次のようなことがポイントになるでしょう。
1.その文書は現在使用されているか？
もし、使用されていないならばその文書は廃棄できないか？
2.その文書は他の文書と一緒に出来ないか？
3.その文書にヌケはないか？
■□■ b) 監視，測定，分析及び評価の方法 ■□■
箇条9.1.1 b)では「監視，測定，分析及び評価の方法」を決定するように
求めています。
1.その文書は現在使用されているか？を監視する方法の一つは、文書の
使用頻度を監視することです。最近では多くの組織が文書をコンピュータ
管理しています。
コンピュータシステムに文書管理番号ごとの使用履歴、回数をログする
仕組みを構築しておけば監視することができます。
もし、5年間一度もアクセスが無ければその文書は廃棄する、というような
ルールを設けます。5年が3年か、あるいは逆に7年かは組織の実態によって
決めればよいでしょう。
2.その文書は他の文書と一緒に出来ないか？、3.その文書にヌケはないか？
の2項目は、1.のようにコンピュータで監視できません。
毎月、6か月ごと、あるいは1年ごとに一定量の文書を指定して内容の見直しを
します。その場合、見直しする部門は文書の原案作成の部門で行うのが原則です。
■□■ c) 監視及び測定の実施時期 ■□■
箇条9.1.1 c)では「監視及び測定の実施時期」を決定することを求めています。
時期の決定はまったく組織に委ねられています。年度の事業計画に準じて決める、
内部監査に合わせて決めるなど事業推進と関係付けられる時期設定が有効的に
文書の監視及び測定をすることになるでしょう。
「d) 監視及び測定の結果の，分析及び評価の時期」の決定の要求に対しても
組織が明確にすれば良いのですが、ポイントは何時でもいいですから
「決めておく」という所にあります。
■□■ 文書の有効性 ■□■
文書管理を監視測定の対象にする目的は、文書の有効性の評価にあります。
9.1.1では「組織は，品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び
有効性を評価しなければならない。」と要求していますが、文書の有効性を
評価することもその一つになります。
組織は，文書の有効性評価の証拠として，記録を保持しておくことが求められて
います。
■□■ 分析及び評価の結果 ■□■
組織は，文書管理の有効性評価の結果を、次の事項の確認に用いると
よいでしょう。
a) 文書の目的
b) 適用範囲
c) 定義
d) 記述内容の最新化
e) 発行部門